Immer häufiger wird davon gesprochen, durch das Outsourcing der IT-Infrastruktur Kosten zu senken und weitere Vorteile zu nutzen. Die IT auslagern ist dabei nicht unbedingt ein komplexer Prozess. Jedoch stehen viele Unternehmen bei der konkreten Umsetzung vor Problemen und Fragen.
Dazu gehört beispielsweise, wie die Entscheidung für die Auslagerung bestimmter Bereiche getroffen wird. Wie funktioniert es in der Praxis konkret, die eigene IT auszulagern? Welche Vorteile hat dies überhaupt? In diesem Beitrag geben wir Ihnen Antworten auf diese Fragen.
Wie lässt sich erfolgreich die IT auslagern?
Die Auslagerung der IT zu starten, ist keine einfache Aufgabe. Es stellt sich vor allem die Frage, wo Sie anfangen sollen. Viele Unternehmen scheitern gerade aus einem Grund mittel- oder langfristig am Outsourcing: der fehlenden Strategie.
Daher ist es die erste Aufgabe, eine Outsourcing-Strategie zu entwickeln. Sie berücksichtigt einerseits das Gesamtbild Ihrer IT-Infrastruktur. Andererseits erfolgt auch eine Betrachtung der einzelnen Systeme, die in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind.
Heutzutage nutzen sogar kleine Unternehmen zahlreiche IT-Systeme. Dies beginnt bei so selbstverständlichen Plattformen wie Microsoft Office oder einem Mail-Dienst. Doch auch Fach-Software, Lösungen für die Datensicherung oder die Workstations werden in einer Outsourcing-Strategie betrachtet.
Der Prozess des Outsourcings durchläuft folgende Phasen:
Bedarfsanalyse
Passende Alternative finden
Wechsel auf die neue Plattform
Eine solche Outsourcing-Strategie ist dementsprechend für Unternehmen aller Grössen erforderlich. Im Verlaufe dieser Analyse wird festgelegt, ob eine Cloud-native Ausrichtung erfolgt oder ob Sie nur bestimmte Dienste auslagern. Wichtig ist, von Beginn an zu planen, ob die verschiedenen Lösungen miteinander kompatibel sind.
Ein beliebter Startpunkt bei der Auslagerung sind die Cloud-Services. So lässt sich beispielsweise ein Cloud-Datenspeicher als zentrale Lösung für die Datenspeicherung etablieren. Daran angeschlossen wird dann ein Cloud-Backup. Ebenfalls greifen viele Unternehmen auf Microsoft 365 in der Cloud zurück. Ein weiterer Schritt bei der Auslagerung der IT kann Teams von Microsoft sein.
So entsteht Schritt für Schritt eine IT-Infrastruktur, die auf der Cloud basiert und von externen Dienstleistern bereitgestellt wird. Ganz nach dem Baukastenprinzip gehen Sie jeden einzelnen Plattformwechsel als separates Projekt an. Auf diese Weise gelingt das IT-Outsourcing mit Plan und ohne Stress.
Was sind die Vorteile beim IT auslagern?
Eine der wichtigsten Fragen, die Entscheidungsträger immer wieder stellen, bezieht sich auf die Vor- und Nachteile. Ohne gute Gründe wäre eine Auslagerung der IT für Ihr Unternehmen tatsächlich wenig sinnvoll.
Es gibt mehrere Punkte, in denen ein KMU von Cloud-Computing profitiert. Im Fokus steht vor allem die Kostenersparnis. Hier zeigt das Modell IT-Outsourcing gerade für ein KMU seine Stärken.
IT-Services von externen Anbietern werden in der Regel monatlich nach dem Verbrauchsprinzip abgerechnet. So zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich benötigen. Ein Vorteil ist, dass Sie keine Investitionskosten in die Hardware oder Plattformen haben. Auch Software mieten Sie von den IT-Dienstleistern mitsamt Lizenz.
Dies vereinfacht die Administration Ihrer IT-Strukturen. Gleichzeitig haben Sie exakt planbare Kosten. Über das Outsourcing stehen Ihnen ausserdem moderne IT-Plattformen zur Verfügung. Bei der Anschaffung eigener Systeme müssen hingegen aus Kostengründen oftmals Kompromisse eingegangen werden.
Das sind einige der zentralen Vorteile vom IT auslagern:
Flexibilität
Kostensenkung
Verstärkter Fokus auf das eigene Kerngeschäft
Hardware und Software: verschiedene Formen der Auslagerung
Wenn Sie Ihre IT auslagern möchten, bestehen dabei verschiedene Möglichkeiten. Bereits seit Langem ist die Auslagerung der Softwareentwicklung weit verbreitet. Wenn es darum geht, ein neues Programm zu erstellen, das genau an die individuellen Anforderungen angepasst ist, nutzen bereits seit Jahrzehnten viele Unternehmen die Dienste externer IT-Anbieter. Insbesondere in kleinen und mittleren Betrieben ist für diese Aufgabe nur selten qualifiziertes Personal vorhanden. Deshalb ist es einfach und praktisch, sie an einen externen Partner zu übergeben.
Eine neuere Erscheinung besteht darin, auch die Hardware auszulagern. Für lange Zeit befand sich die komplette Ausstattung, die hierfür notwendig war, im eigenen Unternehmen. Auch für die Wartung waren meistens interne Mitarbeiter zuständig, da es für diese Aufgabe meistens notwendig war, direkt vor Ort zu sein. In diesem speziellen Bereich gibt es jedoch ebenfalls bereits seit vielen Jahren Outsourcing-Angebote. Allerdings war hierfür früher stets ein lokales Unternehmen notwendig, das schnell vor Ort war. Mit dem Aufkommen von Breitband-Internet haben sich die Möglichkeiten in diesem Bereich jedoch stark erweitert. Mittlerweile lassen sich die kompletten Systeme über das Internet warten. Das erleichtert die Nutzung von Outsourcing-Angeboten deutlich. Schliesslich ist es sogar möglich, beinahe komplett auf eigene Hardware zu verzichten. Durch die Nutzung der Cloud können Sie auch diesen Bereich an einen externen Dienstleister übergeben.
Wie gelingt der Wechsel auf die neuen Strukturen?
Viele Unternehmen schieben den Wechsel auf neue IT-Infrastruktur heraus, weil sie den Prozess fürchten. Es gibt zahlreiche Punkte, die bei einem solchen Wechsel auf einen externen IT-Dienstleister Sorgen bereiten.
Einige Services müssen rund um die Uhr und jederzeit verfügbar sein. Teilweise sind Entscheidungsträger der Meinung, dass der Wechsel eine Unterbrechung und einen Arbeitsausfall erzeugt. Ausserdem äussern Unternehmen immer wieder Bedenken, dass die neue Plattform eventuell nicht sofort wie gewünscht funktioniert.
Diese Ängste sind jedoch unbegründet. Professionelle IT-Dienstleister führen Wechsel von Systemplattformen nach einem ganz bestimmten Plan durch. Dazu gehört es, das neue System erst einzurichten, es aber nicht direkt in den Live-Betrieb zu überführen. Es existieren so beide Plattformen parallel zueinander.
In einer Testphase wird die neue Plattform ausgiebig erprobt. Dabei sind auch Schulungen Ihrer Mitarbeitenden möglich. Dies ist sinnvoll, falls sich der Umgang von der bisherigen Plattform unterscheidet. Falls notwendig, erstellt der IT-Dienstleister Schnittstellen, um die vorhandenen Daten in die neue Plattform zu überführen.
Erst wenn die neue Plattform beim externen IT-Dienstleister wie gewünscht funktioniert, erfolgt der tatsächliche Wechsel. Dann wird direkt von Ihrer bisherigen eigenen IT-Infrastruktur auf die neue Umgebung beim IT-Dienstleister gewechselt. Es gibt keinerlei Ausfallphasen, und Ihre Mitarbeitenden sind bereits mit der neuen Umgebung vertraut.
Welchen Standort sollte der Dienstleister haben, wenn Sie Ihre IT auslagern?
Falls Sie sich für das Outsourcing der IT entscheiden, ist es sehr wichtig, auf den Standort des Dienstleisters zu achten. Die folgende Liste stellt die wichtigsten Möglichkeiten in diesem Bereich vor:
Offshoring
Nearshoring
Onshoring
Viele Menschen denken beim Outsourcing zunächst an das Offshoring. Das bedeutet, dass Sie einen Dienstleister aus einem anderen Land beauftragen. Dieser Service ist auf den ersten Blick meistens verlockend, da er oftmals ausgesprochen günstig ist. Insbesondere Angebote aus Asien, wo viele IT-Fachkräfte nur einen Bruchteil der hier üblichen Gehälter erhalten, sind häufig ausgesprochen preiswert. Dennoch bringen sie einige Probleme mit sich. Das beginnt manchmal schon mit der Sprachbarriere. Auch die unterschiedlichen Zeitzonen gestalten die Kooperation schwierig. Zudem bestehen in den entsprechenden Ländern oftmals Mängel hinsichtlich der Rechtssicherheit. Der Aspekt des Datenschutzes bereitet ebenfalls manchmal Probleme.
Offshoring muss nicht immer bedeuten, dass sich die Anbieter in einem weit entfernten Land befinden. Es ist auch möglich, Angebote aus Ländern in der Nähe zu nutzen – beispielsweise aus Osteuropa. Das wird als Nearshoring bezeichnet. Die genannten Probleme sind dabei meistens wesentlich geringer. Allerdings sind auch die Einsparungen kleiner.
Sollten Sie Ihre IT auslagern, ist es auch möglich, ganz auf das Offshoring zu verzichten. Häufig stellt das Onshoring – die Beauftragung eines Dienstleisters aus dem eigenen Land – die beste Möglichkeit dar. Das gewährleistet eine einfache Kommunikation und eine hohe Rechtssicherheit. Wenn Sie eine lokale IT-Firma beauftragen, sind deren Mitarbeiter ausserdem bei Bedarf schnell vor Ort. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie nach wie vor Ihre eigene Hardware betreiben und nur die Wartung auslagern.
Wie lässt sich der richtige Partner für die Auslagerung der eigenen IT finden?
Ein elementarer Punkt beim IT auslagern ist ein geeigneter IT-Partner. Er begleitet Sie durch alle Phasen des Outsourcings. Professionelle Hilfe ist wichtig. Dies beginnt bei der Erstellung der Outsourcing-Strategie und reicht bis zur Schulung der Mitarbeitenden.
Es gibt eine Vielzahl von Punkten, die einen seriösen IT-Dienstleister ausmachen. Wenn Sie bei der Auswahl darauf achten, finden Sie mit Sicherheit einen kompetenten IT-Partner. Gerade an dieser Stelle ist es wichtig, einen verlässlichen Dienstleister für die langfristige Zusammenarbeit zu finden.
Wie können Sie Ihr IT auslagern?
Eine weitere wichtige Frage besteht darin, wie Sie Ihre IT auslagern können. Das bezieht sich auf den Umfang der ausgelagerten Bereiche. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Auslagerung der IT gleich ein komplettes Outsourcing bedeutet – also dass sie alle Aufgaben in diesem Bereich an einen externen Dienstleister übertragen. Eine Umfrage von KMU Swiss hat jedoch ergeben, dass dies meistens nicht der Fall ist. Mehr als die Hälfte der Unternehmen in der Schweiz nutzen lediglich das sogenannte Outtasking. Das bedeutet, dass sie nur einzelne Projekte auslagern. Das stellt einen hervorragenden Einstieg dar. Oftmals bestehen zunächst Bedenken, die komplette IT an einen externen Dienstleister zu übergeben. Durch das Outtasking ist es jedoch möglich, diesen Service erst einmal für begrenzte Aufträge auszuprobieren. Lassen sich die Projekte auf diese Weise erfolgreich gestalten, ist es möglich, im weiteren Verlauf noch weitere Bereiche auszulagern.
Alle Details vertraglich festlegen
Nachdem wir die wesentlichen Vorteile und die unterschiedlichen Möglichkeiten der Auslagerung der IT besprochen haben, ist es noch wichtig, auf einen der entscheidenden Erfolgsfaktoren einzugehen: auf das Service-Level-Agreement (SLA). Dabei handelt es sich um einen Vertrag, der genau vorgibt, welche Dienste der Anbieter bereitstellen muss. Dabei ist es wichtig, die gewünschten Leistungen sehr detailliert anzugeben – und wann immer möglich auch mit konkreten Werten zu quantifizieren. Das stellt sicher, dass Sie genau den Service erhalten, den Sie sich wünschen.
Hohe Zufriedenheit beim Auslagern der IT – bei der Wahl eines passenden Dienstleisters
Die meisten Unternehmen in der Schweiz, die ihre IT auslagern, sind mit den Ergebnissen rundum zufrieden. Nur selten kommt es zu Problemen. Voraussetzung hierfür ist jedoch die Wahl eines passenden Dienstleisters. Wenn Sie sich dabei für die Comvenis AG entscheiden, treffen Sie eine ausgezeichnete Wahl. Wir bieten Ihnen einen umfassenden Service zu günstigen Preisen. Darüber hinaus verfügen wir über mehrere Filialen in der Schweiz. Bei Bedarf sind wir daher stets schnell vor Ort – um die Projekte im persönlichen Gespräch abzuklären oder um Hand an die Hardware anzulegen. Machen Sie über unser Kontaktformular ein Beratungsgespräch aus, um weitere Details zu erfahren!