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  • petermueller14

IT auslagern: Wie funktioniert das?


IT auslagern

Immer häufiger wird davon gesprochen, durch das Outsourcing der IT-Infrastruktur Kosten zu senken und weitere Vorteile zu nutzen. Die IT auslagern ist dabei nicht unbedingt ein komplexer Prozess. Jedoch stehen viele Unternehmen bei der konkreten Umsetzung vor Problemen und Fragen.

Dazu gehört beispielsweise, wie die Entscheidung für die Auslagerung bestimmter Bereiche getroffen wird. Wie funktioniert es in der Praxis konkret, die eigene IT auszulagern? Welche Vorteile hat dies überhaupt? In diesem Beitrag geben wir Ihnen Antworten auf diese Fragen.

Wie lässt sich erfolgreich die IT auslagern?

IT auslagern

Die Auslagerung der IT zu starten, ist keine einfache Aufgabe. Es stellt sich vor allem die Frage, wo Sie anfangen sollen. Viele Unternehmen scheitern gerade aus einem Grund mittel- oder langfristig am Outsourcing: der fehlenden Strategie.

Daher ist es die erste Aufgabe, eine Outsourcing-Strategie zu entwickeln. Sie berücksichtigt einerseits das Gesamtbild Ihrer IT-Infrastruktur. Andererseits erfolgt auch eine Betrachtung der einzelnen Systeme, die in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind.

Heutzutage nutzen sogar kleine Unternehmen zahlreiche IT-Systeme. Dies beginnt bei so selbstverständlichen Plattformen wie Microsoft Office oder einem Mail-Dienst. Doch auch Fach-Software, Lösungen für die Datensicherung oder die Workstations werden in einer Outsourcing-Strategie betrachtet.

Der Prozess des Outsourcings durchläuft folgende Phasen:

  • Bedarfsanalyse

  • Passende Alternative finden

  • Wechsel auf die neue Plattform

Eine solche Outsourcing-Strategie ist dementsprechend für Unternehmen aller Grössen erforderlich. Im Verlaufe dieser Analyse wird festgelegt, ob eine Cloud-native Ausrichtung erfolgt oder ob Sie nur bestimmte Dienste auslagern. Wichtig ist, von Beginn an zu planen, ob die verschiedenen Lösungen miteinander kompatibel sind.

Ein beliebter Startpunkt bei der Auslagerung sind die Cloud-Services. So lässt sich beispielsweise ein Cloud-Datenspeicher als zentrale Lösung für die Datenspeicherung etablieren. Daran angeschlossen wird dann ein Cloud-Backup. Ebenfalls greifen viele Unternehmen auf Microsoft 365 in der Cloud zurück. Ein weiterer Schritt bei der Auslagerung der IT kann Teams von Microsoft sein.

So entsteht Schritt für Schritt eine IT-Infrastruktur, die auf der Cloud basiert und von externen Dienstleistern bereitgestellt wird. Ganz nach dem Baukastenprinzip gehen Sie jeden einzelnen Plattformwechsel als separates Projekt an. Auf diese Weise gelingt das IT-Outsourcing mit Plan und ohne Stress.

Was sind die Vorteile beim IT auslagern?

Vorteile beim IT auslagern

Eine der wichtigsten Fragen, die Entscheidungsträger immer wieder stellen, bezieht sich auf die Vor- und Nachteile. Ohne gute Gründe wäre eine Auslagerung der IT für Ihr Unternehmen tatsächlich wenig sinnvoll.

Es gibt mehrere Punkte, in denen ein KMU von Cloud-Computing profitiert. Im Fokus steht vor allem die Kostenersparnis. Hier zeigt das Modell IT-Outsourcing gerade für ein KMU seine Stärken.

IT-Services von externen Anbietern werden in der Regel monatlich nach dem Verbrauchsprinzip abgerechnet. So zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich benötigen. Ein Vorteil ist, dass Sie keine Investitionskosten in die Hardware oder Plattformen haben. Auch Software mieten Sie von den IT-Dienstleistern mitsamt Lizenz.

Dies vereinfacht die Administration Ihrer IT-Strukturen. Gleichzeitig haben Sie exakt planbare Kosten. Über das Outsourcing stehen Ihnen ausserdem moderne IT-Plattformen zur Verfügung. Bei der Anschaffung eigener Systeme müssen hingegen aus Kostengründen oftmals Kompromisse eingegangen werden.

Das sind einige der zentralen Vorteile vom IT auslagern:

  • Flexibilität

  • Kostensenkung

  • Verstärkter Fokus auf das eigene Kerngeschäft

Wie gelingt der Wechsel auf die neuen Strukturen?

Viele Unternehmen schieben den Wechsel auf neue IT-Infrastruktur heraus, weil sie den Prozess fürchten. Es gibt zahlreiche Punkte, die bei einem solchen Wechsel auf einen externen IT-Dienstleister Sorgen bereiten.

Einige Services müssen rund um die Uhr und jederzeit verfügbar sein. Teilweise sind Entscheidungsträger der Meinung, dass der Wechsel eine Unterbrechung und einen Arbeitsausfall erzeugt. Ausserdem äussern Unternehmen immer wieder Bedenken, dass die neue Plattform eventuell nicht sofort wie gewünscht funktioniert.

Diese Ängste sind jedoch unbegründet. Professionelle IT-Dienstleister führen Wechsel von Systemplattformen nach einem ganz bestimmten Plan durch. Dazu gehört es, das neue System erst einzurichten, es aber nicht direkt in den Live-Betrieb zu überführen. Es existieren so beide Plattformen parallel zueinander.

In einer Testphase wird die neue Plattform ausgiebig erprobt. Dabei sind auch Schulungen Ihrer Mitarbeitenden möglich. Dies ist sinnvoll, falls sich der Umgang von der bisherigen Plattform unterscheidet. Falls notwendig, erstellt der IT-Dienstleister Schnittstellen, um die vorhandenen Daten in die neue Plattform zu überführen.

Erst wenn die neue Plattform beim externen IT-Dienstleister wie gewünscht funktioniert, erfolgt der tatsächliche Wechsel. Dann wird direkt von Ihrer bisherigen eigenen IT-Infrastruktur auf die neue Umgebung beim IT-Dienstleister gewechselt. Es gibt keinerlei Ausfallphasen, und Ihre Mitarbeitenden sind bereits mit der neuen Umgebung vertraut.

Wie lässt sich der richtige Partner für die Auslagerung der eigenen IT finden?

Ein elementarer Punkt beim IT auslagern ist ein geeigneter IT-Partner. Er begleitet Sie durch alle Phasen des Outsourcings. Professionelle Hilfe ist wichtig. Dies beginnt bei der Erstellung der Outsourcing-Strategie und reicht bis zur Schulung der Mitarbeitenden.

Es gibt eine Vielzahl von Punkten, die einen seriösen IT-Dienstleister ausmachen. Wenn Sie bei der Auswahl darauf achten, finden Sie mit Sicherheit einen kompetenten IT-Partner. Gerade an dieser Stelle ist es wichtig, einen verlässlichen Dienstleister für die langfristige Zusammenarbeit zu finden.

Haben Sie Interesse an der Auslagerung Ihrer IT? Suchen Sie nach konkreten Lösungen und einem kompetenten Partner? Dann nutzen Sie unser Kontaktformular, und wir finden gemeinsam mit Ihnen die passende Lösung für Ihr Unternehmen.