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10 hilfreiche Tipps zur Nutzung der Microsoft Teams Telefonie


Immer mehr Unternehmen setzen auf Microsoft Teams. Die Kollaborations- und Kommunikationssoftware baut auf einzelnen Apps auf. Zur Plattform gehört auch eine Anwendung für das Telefonieren. Diese überzeugt durch zahlreiche Funktionen. Mit den folgenden zehn Tipps nutzen Sie die Microsoft Teams Telefonie noch vielseitiger und effektiver.


Tipp 1: Videotelefonie nutzen


Mit Microsoft Teams führen Sie nicht nur normale Telefongespräche. Das System unterstützt auch Videoanrufe. Videotelefonate sind besonders praktisch für die Kommunikation innerhalb einer Organisation. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen können so Gespräche von Angesicht zu Angesicht führen, auch wenn sie nicht am selben Ort sind.


Gerade im modernen Arbeitsalltag bieten sich Videogespräche an. Immer mehr Mitarbeiter sind im Homeoffice beschäftigt oder auf Geschäftsreisen unterwegs. Darüber hinaus schaffen Sie so direkte Kommunikationswege mit Filialen und Aussenstellen. Über ein Videogespräch ist es viel einfacher, Informationen zu übermitteln oder Ideen zu veranschaulichen. So profitiert Ihr Unternehmen von diesem modernen Kommunikationstool.


Tipp 2: Konferenzen abhalten


Mit Microsoft Teams führen Sie nicht nur klassische Gespräche oder Videotelefonate mit einer Person. Die Plattform unterstützt auch Konferenzschaltungen. Sehr grosse Konferenzen mit bis zu 300 Teilnehmern sind ebenfalls über Microsoft Teams möglich. So führen Sie Besprechungen im kleinen Teamrahmen durch oder organisieren grosse Präsentationen mit Hunderten von Teilnehmern.


Konferenzen sind sowohl als reine Telefonate als auch als Videoschaltung möglich. Bei kleineren Videokonferenzen finden bis zu neun User auf einem Bildschirm nebeneinander Platz. Dies verbessert die Kollaboration bei Teamarbeiten. Der Nutzername des jeweiligen Teilnehmers wird direkt neben dem Bild angezeigt. Auf diese Weise bleibt das Interface übersichtlich, und Sie erkennen sofort, wer gerade redet.


Tipp 3: Bildschirminhalte teilen


In Videogesprächen oder bei Konferenzen gibt es die Möglichkeit, den eigenen Bildschirminhalt mit den anderen Gesprächsteilnehmern zu teilen. Sie zeigen so PowerPoint-Inhalte, Schautafeln oder Bilder während des Gesprächs. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Präsentationen digital mit Microsoft Teams zu organisieren. Alternativ führen Sie Schulungen oder Besprechungen durch und bereichern diese durch anschauliches Material.


Tipp 4: Gespräche und Konferenzen aufzeichnen


Microsoft Teams verfügt über eine Funktion, mit der Sie Gespräche und Konferenzen speichern. Dies steht jedem Teilnehmer eines Video- oder Audiogesprächs offen. Ebenfalls zeichnet das System Aktivitäten auf den geteilten Bildschirminhalten auf. So speichern Sie komplette Konferenzen oder Gespräche und stellen sie Personen zur Verfügung, die beim Termin abwesend waren. Oder Sie nutzen die Aufzeichnung für eine spätere Detailanalyse.


Tipp 5: Externe Audioquellen einbinden


Sowohl bei Video- als auch bei Audiogesprächen bietet die Microsoft Teams Telefonie die Option, eine eigene Audioquelle zu übertragen. Somit sendet Microsoft Teams den Sound, den Ihr Rechner aktuell wiedergibt. Mit dieser Funktion übertragen Sie den Sound eines Videos oder einer Musikdatei an alle Teilnehmer. So zeigen Sie Videos während einer Konferenz oder präsentieren bequem bestimmte Audioinformationen.


Tipp 6: Externe Telefongespräche ins Festnetz mit Microsoft Teams führen


Die Microsoft Teams Telefonie ersetzt auf Wunsch die komplette Festnetztelefonanlage in Ihrem Unternehmen. Teams erlaubt die Verbindung zu Telekommunikationsanlagen. Über die Teams-App erreichen Sie dann Anschlüsse im Festnetz. Auf diese Weise ist die Microsoft Teams Telefonie nicht nur für die interne Kommunikation geeignet. Das System stellt gleichzeitig eine Brücke ins normale Telefonnetz bereit.


Auch eingehende Anrufe aus dem normalen Telefonnetz können zu Microsoft Teams umgeleitet werden. Die Plattform erlaubt das direkte Routing und bietet zahlreiche Optionen. So ist es möglich, bestehende Telefonnummern mit einem Account in Microsoft Teams zu verbinden. Wird diese Person aus dem Festnetz oder auf ihrer mobilen Nummer angerufen, leitet Teams den Anruf auf die App um.


Die folgenden Vorteile ergeben sich, wenn Sie die Microsoft Teams Telefonie als zentrales Kommunikationsmittel in Ihrem Unternehmen nutzen:


  • gebührenfreie interne Gespräche

  • Telefongespräche ins Amtsnetz

  • keine Roaming-Gebühren

  • Ortsunabhängigkeit

  • viele Routing-Optionen

  • Videotelefonate

  • Konferenzen

  • Gespräche aufzeichnen


Diese Möglichkeiten für die Integration von normalen Telefonanrufen haben viele Vorteile. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig über die Festnetznummer erreichbar. Ausserdem sparen Sie Telefongebühren. Auch aus dem Ausland tätigen Sie günstige Telefongespräche ins Festnetz, da keinerlei standortabhängige Gebühren anfallen.


Tipp 7: Microsoft Teams Telefonie auf verschiedenen Endgeräten nutzen


Primär ist die Microsoft Teams Telefonie für den Einsatz an einem Desktop-Rechner gedacht. Die App ist jedoch auch für iOS und Android verfügbar. So führen Sie Sprach- und Videoanrufe mit Microsoft Teams auch am Smartphone oder dem Tablet. Sie sind somit unter Ihrer regulären Nummer jederzeit erreichbar – ganz gleich, ob Sie unterwegs sind oder sich im Büro aufhalten.


Tipp 8: Hintergrund bei Videogesprächen verändern


Wer im Homeoffice arbeitet, kennt das Problem: Bei Videogesprächen ist die eigene Wohnung im Hintergrund sichtbar. Viele Personen möchten dies aus Gründen der Privatsphäre nicht. Eventuell macht es auch einen weniger professionellen Eindruck. Die Microsoft Teams Telefonie gibt Ihnen hier mehrere Optionen.


So ist es möglich, mit einem Klick den Hintergrund zu verschleiern und so unkenntlich zu machen. Alternativ erlaubt es die Software, einen anderen Hintergrund aufzuschalten. Teams liefert einige Hintergründe mit, die Sie auswählen können. Darüber hinaus ist eine Funktion für das Hochladen eines eigenen Hintergrundbilds vorhanden.


Tipp 9: Fügen Sie Telefonaten oder Konferenzen Notizen hinzu


Telefongespräche und Videokonferenzen sind oft hektisch. Wichtige Informationen gehen schnell unter, wenn Sie diese nicht notieren. Das Mitschreiben mit Stift und Papier ist veraltet und ein ständiges Wechseln zu Word einfach unpraktisch. Microsoft Teams bringt deshalb die Funktion für Gesprächsnotizen mit. Über die «Meeting Notes» öffnen Sie einen Notizblock am Rand desselben Fensters. Hier können Sie in Stichpunkten die wichtigsten Fakten des Gesprächs festhalten und später nutzen.


Tipp 10: Ohne Internetzugang an Teams Konferenzen teilnehmen


Microsoft Teams basiert grundsätzlich auf einer Internetverbindung. Dementsprechend werden Telefongespräche via VoIP und über eine Netzwerkverbindung übertragen. Jedoch kann es Situationen geben, in denen keine oder nur eine schlechte Internetverbindung zur Verfügung steht.


Für diesen Fall erlaubt die Microsoft Teams Telefonie die Teilnahme an Gesprächen und Konferenzen über eine reguläre Telefonverbindung. Hierfür wird eine Telefonnummer eingerichtet, über die Personen mit einem normalen Telefon der Konferenz beitreten. Sie können ausserdem Personen anrufen und über die Call-out-Funktion Teilnehmer zu Ihrer Konferenz hinzufügen.


Diese Funktionen aktivieren Sie über die Konferenzeinstellungen in Office 365. Die Dial-in-Funktion ist in über 90 Ländern verfügbar. Die Anweisungen für die technische Unterstützung werden in 44 verschiedenen Sprachen bereitgestellt. Somit können Sie internationale Konferenzen mit Microsoft Teams organisieren. Als Host einer solchen Konferenz haben Sie stets die Kontrolle über die Teilnehmer.


Personen, die sich einwählen, werden der Lobby hinzugefügt. Anhand des Namens identifizieren Sie die Teilnehmer und akzeptieren sie. Auch Aussenstehende können leicht an Konferenzen teilnehmen. Sie haben die Möglichkeit, Einladungen zu Video- und Audiokonferenzen via Mail zu verschicken.


Hierfür muss der Teilnehmer selbst nicht über Microsoft Teams verfügen. Die Teilnahme ist mit jedem aktuellen Browser möglich. Falls Sie Fragen zur Microsoft Teams Telefonie haben, dann schreiben Sie uns jetzt über unser Kontaktformular. Gerne unterstützen wir Sie mit den vielfältigen IT-Lösungen, die wir anbieten. Kommen Sie gerne auf uns zu!

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